Slimmer, sneller en goedkoper!
De uitdaging
Als gemeente wil je de dienstverlening zo goed mogelijk inrichten en inzicht hebben in alle aanvragen en zaken van burgers en bedrijven. Zaakgericht werken maakt dit mogelijk en biedt vele voordelen voor burgers en bedrijven. Zo kan er elk uur van de dag zeven dagen in de week via verschillende kanalen zaken worden gedaan met de gemeente. Mensen die zaken doen met de gemeente ontvangen statusberichten van hun zaak en houden gemakkelijk overzicht van lopende zaken met de lokale overheid.
Voor de Gemeente zelf heeft het zaakgericht werken ook in meerder opzichten voordelen. Zaakgericht werken geeft overzicht in de werkvoorraad en legt de focus op prioriteiten. Binnen de zaak heeft de behandelaar of betrokkenen alle informatie binnen handbereik en kan er gemakkelijk samengewerkt worden.
Onze aanpak
Zaakgericht werken is meer dan alleen de aanschaf van een zaaksysteem. Het is een nieuwe manier van werken wat een grote verandering kan zijn binnen de organisatie. Bij de invoering van zaakgericht werken wordt extra aandacht geschonken aan samenwerken en verandering van cultuur: samen met medewerkers met verschillende rollen in het proces kijken we hoe het proces het beste ingericht kan worden. De geoptimaliseerde werkprocessen gaan hierdoor leven in de organisatie, er ontstaat draagvlak voor de nieuwe werkwijze. Het eigenaarschap van de zaakgerichte processen wordt vervolgens belegd bij de afdeling die verantwoordelijk is voor het betreffende product of dienst. Dit kan wanneer bij de ontwikkeling van de processen de gebruikers centraal staan en er voldoende ondersteuning is in het werkveld.
Voor het slagen van dit verandertraject is het van belang dat de basis vanwaar je vertrekt op orde is. Dat geld zowel voor projectorganisatie, het definiëren van de scope en de ambitie van de organisatie. Daarnaast is het van belang een goede basisimplementatie van het zaaksysteem binnen de IT omgeving, de uitwisseling van informatie en het functioneel en technisch beheer te borgen. Als de basis goed op orde is kunnen producten en diensten in de vorm van zaaktypen snel ingericht worden. Voor het inrichten van de eerste zaaktypen adviseren we meestal om te kiezen voor “laaghangend fruit” en te starten waar de energie in de organisatie zit. Deze medewerkers worden zo ambassadeurs voor het zaakgericht werken.
Het resultaat
Onze aanpak heeft bijgedragen aan het invoeren van zaakgericht werken bij grote en kleine gemeenten. Wij hebben onze klanten ondersteund in de verschillende fasen bij het invoeren van zaakgericht werken. Hierbij kan het gaan om het vergroten van bewustwording in de organisatie, het begeleiding van het aanbestedingstraject en de invoering van zaakgericht werken door processen in te richten.